Hintergrund: Organisatorische Aufgaben in sensitiven klinischen Bereichen, wie z.B. Intensivstationen, erfordern einen hohen kommunikativen Aufwand und schnelle flexible Kommunikationswege. Bei Routineprozessen wie Aufnahmen, Verlegungen und Interventionen sind zahlreiche Personen und Funktionsbereiche beteiligt, so dass die Gefahr groß ist, dass Informationsdefizite zu Störungen von Prozessen führen. Dadurch werden Abläufe verzögert, mehr Zeit für unnötige administrative Aufgaben benötigt und die Mitarbeiterzufriedenheit kann negativ beeinflusst werden.
Ziele: Ein modernes interaktives Informations- und Kommunikationssystem sollte aktuelle Informationen über Prozesse einfach und zuverlässig zwischen allen beteiligten Mitarbeiter austauschen. Die Prozesskoordination sollte vereinfacht und unnötige Kommunikationswege vermieden werden. Dadurch sollte besonders die Stressbelastung der Mitarbeiter reduziert werden.
Umsetzung: An zentraler Stelle einer kardiochirurgischen Intensiv-, IMC- und Normalstation wurden 40“Touch-Monitor-Terminals installiert. Die in Eigenleistung programmierte Applikation – VIIBS –wurde auf diesen Terminals und zusätzlich auf Arbeitsplatz-PCs und Tablets installiert. Aktuelle Prozesse können vom Stationspersonal über die PCs oder Tablets in die graphische VIIBS-Eingabemaske eingegeben und verwaltet werden. Diese Informationen werden dann in Echtzeit auf den entsprechenden VIIBS-Terminals strukturiert angezeigt. Am Terminal selbst können zusätzliche Informationen aufgerufen sowie Prozesse gesteuert, terminiert oder quittiert werden. Der Effekt des Systems beim Stationspersonal wurde mittels eines standardisierten Fragebogens zur Stressbelastung durch organisatorische Faktoren vor und nach Einführung des Systems erhoben.
Ergebnisse: VIIBS hat sich schnell in die Routine der Stationsabläufe integriert und ist fester Bestandteil der Prozesssteuerung geworden. Es konnten über 70 Fragebögen ausgewertet werden. Dabei zeigten sich signifikante Verbesserungen in den Aspekten Informationsfluss, Informiertheit und Häufigkeit von Unterbrechungen. Die durchschnittliche Belastung durch unzureichende oder fehlende Informationen konnte signifikant reduziert werden.
Fazit: Durch die benutzerorientierte und flexible Realisierung wurden die Prozessabläufe deutlich optimiert. VIIBS konnte den Informationsfluss verbessern und Prozessabläufe harmonisieren. Dies konnte die Stressbelastung reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
