In der Verpflichtung sowohl gegenüber dem Patienten, den Kostenträgern als auch dem Gesetzgeber galt es, die Wartezeiten zur stationären Intervention deutlich zu verkürzen, eine adäquate Diagnostik vor elektiven Eingriffen weitestgehend außerhalb des stationären Aufenthalts der Patienten anzusiedeln sowie Verlegungs- und Entlassungskoordination zu optimieren.
Die Ziele einer kontinuierlichen Prozessoptimierung bestehen in der 1) Verbesserung der Versorgungsqualität, 2) betriebsinternen Freisetzung von Ressourcen, 3) Reduktion des Untersuchungs- und Kostenaufwands pro Fall sowie 4) optimierten Auslastung von Belegungs- und Operationskapazitäten. Zur Erreichung dieser Ziele wurden Pilotbereiche ausgewählt und der Prozess des Patientenmanagements in vier Teilprozesse – Aufnahme-, Belegungs-, Leistungsstellen- und Entlassungsmanagement – gegliedert sowie entsprechende Teilprojektgruppen mit o.g. Vertretern aller am Behandlungsprozess Beteiligten gebildet. Innerhalb dieser Teilprojektgruppen wurden die Ist-Zustände der Prozesse analysiert und die Soll-Prozesse gemeinsam entwickelt.
Nach Verabschiedung der konsentierten Konzeption des Projekts konnte im zweiten Quartal des Jahres 2011 die bis dahin theoretisch entwickelte Konzeption „Einheitliches stationäres Patientenmanagement“ praktisch in folgende Pilotbereiche implementiert werden: Klinik und Poliklinik für Orthopädie, Klinik und Poliklinik für Unfall-, Wiederherstellungs- und Plastische Chirurgie, der Klinik und Poliklinik für Viszeral-, Transplantations-, Thorax- und Gefäßchirurgie sowie der Zentralen Notfallaufnahme. Durch die Transparenz der etablierten Prozessmodifikationen, einhergehend mit den prognostizierten positiven Effekten für die Patientenversorgung, konnte die Konzeption im Verlauf auf weitere Kliniken und Abteilungen ausgerollt werden.
Die kontinuierliche Anpassung der bestehenden Prozesse des Patientenmanagements an die sich stets ändernden äußeren Rahmenbedingungen des Gesundheitssystems unter Beachtung klinikinterner Gegebenheiten und Anforderungen fördert die interne Akzeptanz der Anwendung dieser Konzeption. In den Folgejahren konnte die in der Umsetzung beschriebene Vorgehensweise über das gesamte Universitätsklinikum ausgerollt werden und das eingesetzte Instrument findet nunmehr in allen Bereichen Anwendung.
